1. Home
  2. Artikelen
  3. Terug naar de essentie van planning en control

Terug naar de essentie van planning en control


Als controller houd ik van structuur, schema’s, modellen, stappenplannen, planning en control. Het geeft mij houvast. Het geeft mij overzicht waarmee ik inzicht in de chaos kan geven. Structuur geeft mij het gevoel ‘in control’ te zijn.

Terug naar de essentie van planning en control

Structuur, schema’s en modellen helpen mij om zaken te kunnen plaatsen en om te pinpointen en te analyseren waar wat nodig is. Tevens helpt het mij om spraakverwarring te voorkomen en om te onderzoeken of we het over hetzelfde hebben.

Ik wil het liefst een duidelijke relatie tussen oorzaak en gevolg zien. Tussen middel en doel. Tussen lasten en baten. Het liefst wil ik de gehele werk- en leefpraktijk van de business in een mooi eenvoudig spreedsheetje en modelletje gieten. 
 
In de oude, zogenaamde lineaire wereld gaat dit misschien nog net. Maar in de huidige exponentiële en VUCA wereld, waarin alles snel verandert, complex en onzeker is, ontstaat al snel de illusie van beheersbaarheid als het gaat om planning en control. Zeker als je strak blijft vasthouden aan de ‘oude’ en ‘vertrouwde’ methoden en technieken en je voornamelijk blijft richten op efficiëncy en rechtmatigheid.
 
Als je terug gaat naar de essentie van planning en control, dan gaat het om maximale sturing op effectiviteit, doelen en resultaten. Als de basis op orde is kan je vervolgens volstaan met een lichte sturing op efficiëncy. Ook de controle op rechtmatigheid kan een stuk minder ‘zwaar’ als de basis op orde is.

Toch nog een ‘ouderwets’ planning en control stappenplan dan:
Stap (1)
Alles begint bij de bedoeling van de organisatie. Wat is de missie? De zin- en betekenisgeving voor de klant? Welke (maatschappelijke) effecten worden beoogd?

Stap (2) 
Vervolgens kan vanuit deze bedoeling van de organisatie een gezamenlijke en gedeelde visie ontwikkeld worden. Kernwaarden geven houvast en kunnen dienen als een soort bestuurlijk kompas om continu te onderzoeken of we niet afdwalen van de bedoeling. De visie geeft verder inspiratie en energie en mag dromerig zijn. 

Stap (3) 
Daarna kunnen vanuit de missie en de visie doelen gesteld worden. Gekoppeld aan concrete resultaten en eindproducten. 

Word een onmisbare business partner

Als controller kunt u niet stil blijven staan. U wilt uw managers proactief ondersteunen bij het nemen van beslissingen in strategische situaties. Wat is hiervoor de juiste aanpak? Volg de training De Controller als Business Partner.

Bekijk het programma

Stap (4) 
De weg naar de doelen toe wordt uitgewerkt in de strategie. Hoe gaan we de doelen bereiken? Met welke middelen? Met hoeveel budget? Welke samenwerkingen moeten we aangaan? Etc. 

Met (1) t/m (4) staat de planning vast. Er is goed nagedacht over het ‘waarom’, het ‘wat’ en het ‘hoe’. Wat willen we waarom bereiken? Wat mag dat kosten? Het denken zit er op. Nu nog doen. 

Stap (5)
Met het doen is de tijd is aangebroken voor control en beheersing. Tal van planning en control systemen hebben we in de aanbieding om de voortgang te bewaken en de risico’s in de uitvoering van het beleid te beheersen.

Stap (6)
Als laatste stap vindt de verantwoording plaats. Hebben we bereikt wat we hadden beoogd? Hebben we gedaan wat we zouden doen? Heeft het gekost wat we dachten dat het zou kosten? Als de basis op orde is, met een juiste en betrouwbare administratieve vastlegging van geldstromen dan kan deze verantwoording van geld simpel en eenvoudig zijn.
Ik kan het natuurlijk niet laten om structuur aan te brengen en alles samen te vatten in onderstaand schema/model.

Het liefst wil ik alles van de business in bovenstaand model gieten en daarmee het management helpen sturen en ‘in control’ te komen. 

Maar daarbij moet ik wel eerlijk zijn. Niet alles wat er voor de business toe doet is in de huidige VUCA-wereld in een model te gieten.  

Om maximaal te sturen op effectiviteit, doelen en resultaten zullen we ons ook continu moeten richten op ons gevoel en onze intuïtie. In dagelijkse werk- en leefpraktijk zullen we samen moeten aanvoelen en inspelen op die zaken die er echt toe doen voor de business en niet in een model te vangen zijn. 

De control wordt misschien minder tastbaar en zichtbaar, maar neemt wel degelijk toe. Zeker als we alert kunnen en willen zijn op averechtste effecten. Want een handelswijze of strategie kan wel efficiënt en rechtmatig zijn maar niet effectief en niet bijdragen aan de bedoeling van de organisatie.  

Tenslotte, als we terug willen gaan naar de essentie van planning en control dan zullen we ook eerlijk moeten en kunnen zijn over de illusie van beheersbaarheid. We moeten continu stil blijven staan of de ‘papieren’ werkelijkheid het volledige en ware business verhaal vertelt of niet.

Deze blog is geschreven door Oscar van Voskuilen. Oscar is interim business connector  (zzp) met PPenP, Passie, Plezier en Professionaliteit. PPenP zorgt voor verbinding tussen Business en Finance en helpt organisaties verder met de (door)ontwikkeling of herdefiniëring van hun Business Control. Zie verder mijn persoonlijke blog website www.PPenP.nl voor meer blogs en informatie. Als je je inschrijft op de maandelijkse nieuwsbrief ontvang je gratis mijn E-books ‘Vreugde’ en ‘Herdefiniëring van control”. Een verzameling van bijna al mijn blogs voor FM.nl. 


Gerelateerde artikelen voor financials

13-04-2021 11:38

De lessen van Joost Gietelink, CFO Enza Zaden, die alweer 4 jaar meeloopt in het innovatieve familie...

13-04-2021 11:32

De Financehub-module ‘Wat is Big Data’ geeft inzicht over de inzet van (big) data binnen bedrijven.

13-04-2021 11:23

CFO TV, de tweede uitzending. Over de overeenkomsten tussen CFO én Formule 1-coureur. Gezamenlijk do...

13-04-2021 11:18

In de allereerste aflevering van CFO TV zijn Paul Verhagen, Ingrid Tigchelaar en Roel Haverland te g...

13-04-2021 10:01

In dit tweede deel van de serie gaan we verder met vragen en antwoorden omtrent het maken van liquid...

08-04-2021 09:18

Risicomanagement negatief? Zeker niet, maar alleen als risicomanagers naar een geïntegreerde benader...

18-03-2021 10:29

Zeker 70 op de 100 fusies en overnames mislukken. Na de transactie moeten tenminste HR en de financi...

17-03-2021 14:09

P&C-expert Marco van Alfen deelt 4 stappen die nodig zijn om tot een data driven cultuur in forecast...

17-03-2021 13:55

Als gevolg van Covid zijn veel organisaties in zwaar weer gekomen, waarmee het bestuur met allerlei...

17-03-2021 13:47

Met stip op nummer 1: infectieziekten. Op langere termijn zal klimaatverandering grote impact hebben...

17-03-2021 13:01

Risicomanagement negatief? Zeker niet, maar alleen als risicomanagers naar een geïntegreerde benader...

12-03-2021 11:56

IFRS en US GAAP worden hoe langer hoe meer gelijk getrokken. Overeenkomsten, verschillen, en tips.