1. Home
  2. Artikelen
  3. Terug naar de essentie van planning en control

Terug naar de essentie van planning en control


Als controller houd ik van structuur, schema’s, modellen, stappenplannen, planning en control. Het geeft mij houvast. Het geeft mij overzicht waarmee ik inzicht in de chaos kan geven. Structuur geeft mij het gevoel ‘in control’ te zijn.

Terug naar de essentie van planning en control

Structuur, schema’s en modellen helpen mij om zaken te kunnen plaatsen en om te pinpointen en te analyseren waar wat nodig is. Tevens helpt het mij om spraakverwarring te voorkomen en om te onderzoeken of we het over hetzelfde hebben.

Ik wil het liefst een duidelijke relatie tussen oorzaak en gevolg zien. Tussen middel en doel. Tussen lasten en baten. Het liefst wil ik de gehele werk- en leefpraktijk van de business in een mooi eenvoudig spreedsheetje en modelletje gieten. 
 
In de oude, zogenaamde lineaire wereld gaat dit misschien nog net. Maar in de huidige exponentiële en VUCA wereld, waarin alles snel verandert, complex en onzeker is, ontstaat al snel de illusie van beheersbaarheid als het gaat om planning en control. Zeker als je strak blijft vasthouden aan de ‘oude’ en ‘vertrouwde’ methoden en technieken en je voornamelijk blijft richten op efficiëncy en rechtmatigheid.
 
Als je terug gaat naar de essentie van planning en control, dan gaat het om maximale sturing op effectiviteit, doelen en resultaten. Als de basis op orde is kan je vervolgens volstaan met een lichte sturing op efficiëncy. Ook de controle op rechtmatigheid kan een stuk minder ‘zwaar’ als de basis op orde is.

Toch nog een ‘ouderwets’ planning en control stappenplan dan:
Stap (1)
Alles begint bij de bedoeling van de organisatie. Wat is de missie? De zin- en betekenisgeving voor de klant? Welke (maatschappelijke) effecten worden beoogd?

Stap (2) 
Vervolgens kan vanuit deze bedoeling van de organisatie een gezamenlijke en gedeelde visie ontwikkeld worden. Kernwaarden geven houvast en kunnen dienen als een soort bestuurlijk kompas om continu te onderzoeken of we niet afdwalen van de bedoeling. De visie geeft verder inspiratie en energie en mag dromerig zijn. 

Stap (3) 
Daarna kunnen vanuit de missie en de visie doelen gesteld worden. Gekoppeld aan concrete resultaten en eindproducten. 


Stap (4) 
De weg naar de doelen toe wordt uitgewerkt in de strategie. Hoe gaan we de doelen bereiken? Met welke middelen? Met hoeveel budget? Welke samenwerkingen moeten we aangaan? Etc. 

Met (1) t/m (4) staat de planning vast. Er is goed nagedacht over het ‘waarom’, het ‘wat’ en het ‘hoe’. Wat willen we waarom bereiken? Wat mag dat kosten? Het denken zit er op. Nu nog doen. 

Stap (5)
Met het doen is de tijd is aangebroken voor control en beheersing. Tal van planning en control systemen hebben we in de aanbieding om de voortgang te bewaken en de risico’s in de uitvoering van het beleid te beheersen.

Stap (6)
Als laatste stap vindt de verantwoording plaats. Hebben we bereikt wat we hadden beoogd? Hebben we gedaan wat we zouden doen? Heeft het gekost wat we dachten dat het zou kosten? Als de basis op orde is, met een juiste en betrouwbare administratieve vastlegging van geldstromen dan kan deze verantwoording van geld simpel en eenvoudig zijn.
Ik kan het natuurlijk niet laten om structuur aan te brengen en alles samen te vatten in onderstaand schema/model.

Het liefst wil ik alles van de business in bovenstaand model gieten en daarmee het management helpen sturen en ‘in control’ te komen. 

Maar daarbij moet ik wel eerlijk zijn. Niet alles wat er voor de business toe doet is in de huidige VUCA-wereld in een model te gieten.  

Om maximaal te sturen op effectiviteit, doelen en resultaten zullen we ons ook continu moeten richten op ons gevoel en onze intuïtie. In dagelijkse werk- en leefpraktijk zullen we samen moeten aanvoelen en inspelen op die zaken die er echt toe doen voor de business en niet in een model te vangen zijn. 

De control wordt misschien minder tastbaar en zichtbaar, maar neemt wel degelijk toe. Zeker als we alert kunnen en willen zijn op averechtste effecten. Want een handelswijze of strategie kan wel efficiënt en rechtmatig zijn maar niet effectief en niet bijdragen aan de bedoeling van de organisatie.  

Tenslotte, als we terug willen gaan naar de essentie van planning en control dan zullen we ook eerlijk moeten en kunnen zijn over de illusie van beheersbaarheid. We moeten continu stil blijven staan of de ‘papieren’ werkelijkheid het volledige en ware business verhaal vertelt of niet.

Deze blog is geschreven door Oscar van Voskuilen. Oscar is interim business connector  (zzp) met PPenP, Passie, Plezier en Professionaliteit. PPenP zorgt voor verbinding tussen Business en Finance en helpt organisaties verder met de (door)ontwikkeling of herdefiniëring van hun Business Control. Zie verder mijn persoonlijke blog website www.PPenP.nl voor meer blogs en informatie. Als je je inschrijft op de maandelijkse nieuwsbrief ontvang je gratis mijn E-books ‘Vreugde’ en ‘Herdefiniëring van control”. Een verzameling van bijna al mijn blogs voor FM.nl. 


Gerelateerde artikelen

5 stappen in Power BI (2) Modelleren en berekenen

29-05-2020 11:23

Modelleren en berekenen, Power BI en DAX: webinar van Excel MVP Tony de Jonker.

De echte waarde van Power BI

29-05-2020 11:19

Je wilt bij BI-projecten zo snel mogelijk naar de niveaus delen en visualiseren, waar de waardecreat...

Visualiseren, de kunst van het verleiden (1)

29-05-2020 11:16

Visualiseren in Excel en Power BI, deel 1: de rol van hiërarchieën.

Visualiseren, de kunst van het verleiden (2)

29-05-2020 07:42

Visualiseren in Excel en Power BI, deel 2: schakelen tussen hiërarchieën.

5 stappen in Power BI

15-05-2020 13:00

Webinar van Excel MVP Tony de Jonker ontsluit de geheimen van Power BI (1)

De 8 do's en 8 don'ts bij een doorstart

15-05-2020 12:09

Wordt er in uw bedrijf een doorstart overwogen of voorbereid? Dan is het verstandig onderstaande vui...

Betere rapportages met Excel en Power BI

08-05-2020 10:56

Excel MVP Tony de Jonker's tips om met Excel en Power BI uw financiële rapportages te versnellen en...

Vergroot uw kennis, online en ook weer klassikaal

15-04-2020 11:54

Uw veiligheid staat voorop. Alle cursussen zijn 100% Coronaproof. Indien een leslocatie gesloten is,...

Supermarkten in Control

15-04-2020 11:54

Supermarkten zijn het nieuwe rolmodel van de anderhalvemeter economie. Wanneer voor duurzaamheid?

Veel horecabedrijven in de problemen bij terugbeta...

15-04-2020 11:52

Veel bedrijven komen ondanks overheidsmaatregelen in zwaar weer, mede door de terugvallende omzet va...

Coronacrisis mag geen schuldencrisis worden

15-04-2020 11:33

"Alleen samen kunnen we de financiële schade beperken." Michel van Leeuwen, directeur en gerechtsdeu...

'Organisaties niet goed voorbereid op ransomware'

15-04-2020 09:30

Organisaties lopen flink risico om geraakt te worden door ransomware én de impact kan dan groot zijn...