1. Home
  2. Artikelen
  3. Hoe blijf je écht in control?

Hoe blijf je écht in control?


Continuous planning in crisistijd: 5 tips om je business partners mee te nemen in de aansturing van de business.

Hoe blijf je écht in control?

Mede in het licht van de coronapandemie, de aankomende Brexit, en macro-economische ontwikkelingen, is bijsturing op continue basis nodig in plaats van periodiek op vastgestelde momenten. Je wil doelstellingen, targets, prognoses en operationele plannen vaker actualiseren en over een korte horizon. Alleen dan blijven ze relevant en realistisch: dat is continuous planning.

Door Patrick Tullemans en Eelco Bilstra. Tullemans is expert in business planning en control. Bilstra adviseert financiële functies op weg naar high performance.

Operationele afstemming

Continuous planning is op strategisch, tactisch en operationeel niveau aan de orde. Afstemming van operationele plannen zal in de huidige context minimaal maandelijks, wekelijks en soms zelfs dagelijks plaatsvinden. En dat op efficiënte wijze, met robuuste data.

Hoe borg je dat, hoe pak je dat aan? Hier volgen 5 aanbevelingen, die met name interessant zijn voor bedrijven met een fysieke goederenbeweging.

1. Sense of urgency

Natuurlijk is continue afstemming van drivers en operationele plannen processen nu relevant. Maar dat is nog geen reden om ermee aan de slag te gaan. Er moet een ‘sense of urgency’ zijn zodat planning en forecasting op de management agenda komt. Denk aan oplopende levertijden, lagere servicegraad en klanttevredenheid of toegenomen risico’s op incourante voorraden. Deze ‘waarom’ helpt om je partners in business binnen Verkoop, Marketing, Logistiek aan één tafel te krijgen.

2. Bepaal de operationele drivers

Een operationeel plan bevat de data en toekomstinformatie over business drivers. Denk bijvoorbeeld aan het voorspelde verkoopvolume afgeleid van ontwikkelingen van marktaandelen in het verkoopplan, capaciteit- en materiaalrestricties volgens het logistiek plan enzovoorts. De onderstaande tabel illustreert de drivers en het eigenaarschap over operationele plannen van een bedrijf in de Fast Moving Consumer Goods sector. Hiermee maak je voor jezelf en de organisatie inzichtelijk wie aan het planproces moet bijdragen.

3. Organiseer het planproces rondom beslissingen

Continuous planning moet sneller en dus efficiënter. En daarnaast wil je functies zoals verkoop, marketing, logistiek en controlling alignen rondom de gezamenlijke business doelstellingen. Deze alignment bereik je door het planproces zo in te richten dat de essentiële planningsbeslissingen op tijd genomen worden. Daar pas je de planning kalender en management informatievoorziening op aan.

Deze planningsbeslissingen verschillen overigens per bedrijfstak. In de procesindustrie is het optimaal benutten van productiecapaciteit en het zo winstgevend mogelijk alloceren van de vraag essentieel. In de Fast Moving Consumer Goods-industrie is het opzetten van effectieve promoties, het tijdig reageren op verandering in klantgedrag en het verkorten van de time-to-market van producten vitaal.

De valkuil is dat je een planproces zo inricht dat je in één proces alle bovenstaande topics wilt behandelen. Planning op de korte termijn is veel gedetailleerder dan planning voor de lange termijn. Het gaat erom dat de juiste informatie beschikbaar komt op het detailniveau dat de relevante beslissing op dat moment en over die horizon ondersteunt. Definieer deze beslissingen en haal dan de juiste mensen erbij.

4. Heldere rollen en taken

Alle stappen in de operationele planning worden uitgewerkt en gevolgd aan de hand van een gedefinieerde kalender. Net als voor de budgetcyclus of de financiële forecast. Rollen en verantwoordelijkheden in de cyclus kun je beschrijven in de vorm van een zwembaandiagram (swimlane). Dit is een stroomdiagram dat in kaart brengt wie wat doet in een proces.

5. Focus op korte termijn, borg middellange termijn

Stel, je hebt een gestructureerd proces waarin je de korte termijn kunt managen. Een valkuil is het ontstaan van een eenzijdige focus op de ultrakorte termijn waarbij de waan van de dag overheerst. Bedenk dat aandacht voor de (middel-)lange nodig blijft. De volgende crisis of “zwarte zwaan” kan zich zomaar aandienen. Dit kun je voorkomen zoals aangegeven door het planproces op te zetten rondom beslissingen. Breng de mensen aan tafel met de informatie die nodig is om die beslissingen te nemen en uit te voeren.

De blogs in deze serie over business planning tijdens crises.:

 

Verstevig groei, waarborg continuïteit en voorkom verrassingen

Ontdek in vijf dagen alle facetten van integraal risicomanagement. Scan jouw organisatie op risico’s en stel een beheersplan op. Verstevig groei en waarborg continuïteit. Zo ervaar jij wat de belangrijkste stappen zijn naar succesvol risicomanagement.

Bekijk het programma

(foto: Gustavo Campos, Unsplash)


Gerelateerde artikelen voor financials

06-09-2021 10:11

Bij email compromise-fraude wordt de identiteit van een topman binnen een bedrijf als het ware gekaa...

06-09-2021 09:42

In 'Als het er echt om gaat' bespreekt Wimjan Bos verschillende visies op risicomanagement.

06-09-2021 09:35

Effectief risico's beheersen doe je in de diepte: door controle en audit, in drie lijnen. Hoe en waa...

06-09-2021 09:19

De slager moet zeker wél zijn eigen vlees keuren: misvattingen over risicomanagement.

29-07-2021 07:27

Goed personeel vinden en binden hoort ook op de radar van de controller.

29-07-2021 07:21

Voorbereiden op het einde van de coronacrisis, stap 1: liquiditeit op orde.

29-07-2021 07:18

Risico’s bij het herstarten van de economie zijn er genoeg. Ben je daar als financial al alert op?

07-07-2021 13:44

Wat houdt je als leider staande in alle hectiek van vandaag? Moed en lef zijn essentieel, bleek tijd...

07-07-2021 11:54

Waarom floreren sommige ideeën van meet af aan, terwijl andere razendsnel ter ziele gaan? Verbeter d...

07-07-2021 11:23

Zes tips om je invloed te vergroten door effectief stakeholdermanagement.

01-07-2021 14:31

Sijthoff Media heeft het cursusaanbod NBA Opleidingen overgenomen van de Koninklijke Nederlandse Ber...

11-06-2021 10:02

De rol van Power BI, nieuwe features en andere ontwikkelingen in het favoriete gereedschap van finan...