1. Home
  2. Artikelen
  3. 7 eigenschappen van effectieve controllers

7 eigenschappen van effectieve controllers


Effectief rapporteren, snelle informatievoorziening, werkkapitaal besturen, adviseren van de business… allemaal opdrachten waar controllers zich dagelijks mee bezig houden. Maar kijkend naar de kwaliteit en resultaten van de control functie bij diverse bedrijven zijn er behoorlijke verschillen. Wat maakt een controller echt effectief?

7 eigenschappen van effectieve controllers
Wat zijn de 7 eigenschappen van topcontrollers?
 
1. Breng de basis op orde
Als controller bent u verantwoordelijk voor alle rapportages en analyses. Een goede boekhouding is hiervoor het startpunt. Zorg voor een procesbeschrijving die is voorzien van de nodige checks and balances. Afhankelijk van de grootte van de organisatie kunt u processen onderbrengen in een (extern) shared service center. Vaak kan hiermee efficiencywinst behaald worden. Echter, de betrouwbaarheid van de cijfers en de aansluiting met de business zijn cruciaal. Controleer regelmatig of deze nog geborgd zijn.
 
2. Durf te besparen
Een effectieve controller zal nooit de kaasschaafmethode hanteren om kosten in te perken, maar wel consequent op zoek zijn naar kostenoptimalisatie. Hij/zij kijkt niet alleen naar wat iets kost, maar vooral ook naar wat iets oplevert. Welke toegevoegde waarde brengt een bepaalde uitgave? 
 
De controller dient ook de kosten van de financiële functie zelf onder de loep te nemen. Bekijk uw eigen planning en control processen en bedenk hoe het efficiënter kan. Veel Excel sheets zijn te vervangen door standaard software en een goede cloud versus on premise analyse kan ook duizenden euro’s aan licentiekosten besparen. Overweeg ook outsourcing voor alle niet core processen. Het ROI-denken zit volledig in het DNA van de effectieve controller verweven. 
 
 
3. Behoed de organisatie voor uitglijers
Van een goede controller wordt – juist in deze tijden – verwacht dat hij stelling durft te nemen en waar nodig een onderbouwde afwijkende mening durft uit te dragen. Dat is soms eng en niet altijd een dankbare taak. Besef wel dat u mede hiervoor bent aangesteld en dat het juist van u verwacht wordt om de organisatie voor dure en risicovolle uitglijders te behoeden. 
 
U kunt het ook omdraaien; in vele recente debacles roepen laffe omstanders nu ‘waar was onze controller?’ Dat is misschien niet fair naar de vakbroeder die destijds niet het vermogen had het tij te keren, maar daar kunnen collega controllers vandaag de dag lering uit trekken en moed uit putten. Het is een kwaliteit om non financials in te laten zien dat ‘kosten worden onderschat, inkomsten worden overschat en risico’s worden gebagatelliseerd’. Overigens is dit vaak de analyse achteraf wanneer het kalf al verdronken is. Aan u de taak en de verantwoording om dit vooraf te kunnen duiden!
 
4. Check regelmatig of u nog ‘in control’ bent
Hoe weet u als controller of u nog op de goede weg bent? Wanneer de CFO het grootboek gaat controleren omdat hij geen goed gevoel krijgt bij de managementsrapportage is dat geen goed teken. Er moet vertrouwen zijn van het hogere (financiële) management. Als u avond aan avond moet doorwerken om op tijd de rapportages af te hebben is dat zorgelijk. Onder teveel tijdsdruk maakt men meer fouten en komt de kwaliteit en betrouwbaarheid in het geding. 
 
Andere alarmsignalen zijn een uitgebreide managementletter met tal van verbeterpunten, grote afwijkingen tussen het businessplan en de werkelijke cijfers en een te dikke maandrapportage. Immers, niet alles is te meten en als u alleen maar aan het meten bent, dan bent u niet meer aan het sturen. Kortom, u zorgt dat de financiële basis dik op orde is. 
 
5. Adviseer gevraagd en ongevraagd
Beïnvloeden en adviseren worden steeds belangrijkere vaardigheden voor controllers. De business managers in het bedrijf willen van hen weten welke investeringen het beste resultaat op lange termijn opleveren en welke acties nodig zijn om rendementen te verbeteren. De kunst van advisering is om op het goede moment te komen met expertise die hout snijdt. Dat wil zeggen: kort en bondig, en ook nog eens op maat. Als expert moet u aantonen dat u uw (interne) klant goed begrepen hebt, en hem/haar bedienen met precies de kennis waarnaar hij/zij op zoek is. Dat is het ideale vervullen van de adviesrol.
 
6. Zorg voor optimale stuurinformatie
In inefficiënte finance organisaties gaat veel tijd verloren aan het verzamelen van data, het bouwen van financiële modellen in Excel, en het maken van rapportages. Voor analyses en de business adviseren is weinig tijd over. Effectieve controllers besteden veel aandacht aan het automatiseren en standaardiseren van de cijferfabriek, bijvoorbeeld door de implementatie van een ERP-systeem. Automatiseren is dé manier om meer ruimte te creëren voor analyse en business ondersteuning. 
 
7. Switch in rollen
Er zijn vier rollen die een controller kan uitvoeren, stelt Eric Kemperman (kerndocent training De Controller als Business Partner): De uitvoerder, specialist, begeleider en coach. ‘De lastigste vinden controllers over het algemeen poneren’, aldus Kemperman. ‘Poneren is af en toe de vuist op tafel slaan en roepen ‘hier trek ik de streep!’ Controllers vinden het moeilijk omdat je daarmee het feestje van de business verpest. Toch hoort het echt bij het vak. In functieomschrijvingen staat vaak ‘geweten van de organisatie’ of ‘tegenwicht bieden’. Kortom, je kunt hier niet omheen.’
 
Beïnvloedingsstijlen waar de controller zich wel comfortabel bij voelt zijn overtuigen en overbruggen. Kemperman: ‘wat wij graag doen is argumenteren – op basis van onze kennis en data – wat de beste koers is. Maar een controller moet divers zijn en kunnen ‘shoppen’ tussen de verschillende beschikbare rollen. Ik adviseer controllers om het gewoon te gaan uitproberen. Ga in een praktijksituatie eens poneren om te ervaren wat dit met je doet, en met de situatie. Zo kun je groeien als persoon.’


Gerelateerde artikelen voor financials

06-09-2021 10:11

Bij email compromise-fraude wordt de identiteit van een topman binnen een bedrijf als het ware gekaa...

06-09-2021 09:42

In 'Als het er echt om gaat' bespreekt Wimjan Bos verschillende visies op risicomanagement.

06-09-2021 09:35

Effectief risico's beheersen doe je in de diepte: door controle en audit, in drie lijnen. Hoe en waa...

06-09-2021 09:19

De slager moet zeker wél zijn eigen vlees keuren: misvattingen over risicomanagement.

29-07-2021 07:27

Goed personeel vinden en binden hoort ook op de radar van de controller.

29-07-2021 07:21

Voorbereiden op het einde van de coronacrisis, stap 1: liquiditeit op orde.

29-07-2021 07:18

Risico’s bij het herstarten van de economie zijn er genoeg. Ben je daar als financial al alert op?

07-07-2021 13:44

Wat houdt je als leider staande in alle hectiek van vandaag? Moed en lef zijn essentieel, bleek tijd...

07-07-2021 11:54

Waarom floreren sommige ideeën van meet af aan, terwijl andere razendsnel ter ziele gaan? Verbeter d...

07-07-2021 11:23

Zes tips om je invloed te vergroten door effectief stakeholdermanagement.

01-07-2021 14:31

Sijthoff Media heeft het cursusaanbod NBA Opleidingen overgenomen van de Koninklijke Nederlandse Ber...

11-06-2021 10:02

De rol van Power BI, nieuwe features en andere ontwikkelingen in het favoriete gereedschap van finan...