Stanny Schapendonk (ProRail): ‘Project control gaat niet alleen over verantwoorden, maar juist over strategisch meesturen’

Waarom project control pas werkt als je vooruitkijkt, aannames expliciet maakt en integraal stuurt

Je stapt als controller een project in dat al draait. Deadlines liggen vast, budgetten staan onder druk en stakeholders willen grip en duidelijkheid. Juist dan is ‘in control’ zijn geen status, maar een discipline, zegt Stanny Schapendonk, manager afdeling projectbeheersing & control bij ProRail.

“Project control gaat niet alleen over de financiën. Het gaat juist over integrale projectbeheersing.”
– Stanny Schapendonk, manager afdeling Projectbeheersing & Control (ProRail) en docent Project Control (PCO Kennis)

In control is vooruitkijken
‘In control’ klinkt als een eindpunt, maar is het niet. “Je wilt uiteraard ‘in control zijn’, maar er kan altijd iets gebeuren, waardoor het een momentopname is”, begint Schapendonk. “Toch is het wel van belang om te streven naar maximaal ‘in control’ zijn, juist omdat projecten groter en complexer worden. Daarnaast staan deze ook onder toenemende maatschappelijke en financiële druk.”

“De tolerantie voor verrassingen is kleiner dan ooit”, stelt hij. “Wat mij betreft betekent ‘in control’ zijn daarom niet dat er geen problemen zijn, maar juist dat je ze tijdig ziet aankomen en dat je bewust kunt bijsturen.”

In de praktijk gaat het vaak mis doordat projecten vooral terugkijken in plaats van vooruitkijken. “Er wordt dan te veel tijd besteed aan verantwoordingsrapportages. Deze zijn dan goed op orde, maar forecasting en het expliciet maken van aannames en risico’s krijgen onvoldoende aandacht. Daarnaast wordt project control nog te vaak gezien als een aparte kolom, terwijl het moet gaan om integrale projectbeheersing.”

Integrale projectbeheersing in negen elementen
“Het grootste misverstand is dat project control alleen over de financiën gaat”, benadrukt hij. “Het gaat juist over integrale projectbeheersing, dus je moet het afstemmen op alle projectbeheerselementen.” Daarom werkt hij met het STRIKDVOG-model, dat binnen PCO Kennis als Projectbeheersingskompas wordt gehanteerd. STRIKDVOG staat voor scope, tijd, risico, informatie, kwaliteit, duurzaamheid, veiligheid, organisatie en geld.

“Als er een wijziging is bij één van de genoemde projectbeheerselementen, dan is de kans groot dat dit ook gevolgen heeft voor één of meer van de andere. Dit houdt in dat een prognose pas goed gemaakt kan worden als alle projectbeheerselementen hierin betrokken zijn. In werkelijkheid gaat het dus over meesturen. Niet het verzamelen van cijfers staat centraal, maar het creëren van inzicht dat helpt om betere besluiten te nemen. Project control is daarmee geen controlefunctie, maar een strategische stuurfunctie.”

Van reageren naar regisseren
“Een regisseur anticipeert; een brandweerman reageert.” Voor Schapendonk zit het verschil niet in kennis van cijfers, maar in gedrag en positionering. “Regie begint bij het expliciet maken van aannames, het organiseren van structurele onderhandenwerkbesprekingen en het actief sturen op scope, risico’s, tijd, kwaliteit en geld. Vervolgens bekijk je de verschillende scenario’s en baseer je daar je forecasts op.”

Het is dan ook belangrijk dat controllers aan de voorkant betrokken en geconsulteerd worden. “Dit zorgt ervoor dat betere besluiten genomen kunnen worden. De kern is simpel: regie betekent aan de voorkant, vooruitkijken en beïnvloeden, in plaats van repareren wat al is misgegaan.”

“Grip ontstaat niet in een spreadsheet, maar in de kwaliteit van inhoudelijke gesprekken.”

Grip in drie stappen
In de praktijk ziet Schapendonk veel projectcontrollers of managers projectbeheersing instappen op een rijdende trein. Hij adviseert hen de volgende essentiële stappen om direct grip te krijgen in een lopend project:

1. Nulmeting
Begin met een ‘nulmeting’ om de volwassenheid van de projectbeheersing vast te stellen: “Welke documenten liggen er, wat is er al gedaan, en waarop zijn planning, budget en forecast gebaseerd? Hoe ziet het risicodossier eruit en zijn die aannames nog expliciet en actueel? Verouderde aannames zijn de grootste bron van schijnzekerheid.”

2. Forecast
De tweede stap is toetsen hoe de forecast is opgebouwd: “Is de voortgang goed gemeten en is er goed gekeken wat er nog gedaan of gecontracteerd moet worden? Dit om zeker te stellen dat er echt vooruitgekeken wordt en dat in planningen en prognoses het verleden niet lineair doorgetrokken wordt. Een betrouwbare forecast vertelt iets over wat nog moet gebeuren, niet alleen over wat al is gebeurd.”

3. Gesprek
Tot slot: ga het gesprek in: “De gesprekken in het projectteam en de onderhandenwerkbespreking zijn belangrijke momenten om een goed gevoel te krijgen over hoe het gaat met het project. Worden risico’s en onzekerheden open besproken, of worden afwijkingen vooral verklaard? Grip ontstaat niet in een spreadsheet, maar in de kwaliteit van inhoudelijke gesprekken.”

Project Control: van brandjes blussen naar direct in control
Stap je als controller in een project, nieuw of al in volle gang? Deadlines liggen vast, budgetten knellen en stakeholders willen grip. In de tweedaagse training In control in projecten leer je regie voeren: risico’s vroeg signaleren, prognoses scherp maken en je eigen project control plan bouwen.
Bekijk het programma | Meld je direct aan

Forecasting is geen rekenkundige exercitie
In zijn trainingen adviseert Schapendonk deelnemers vooral breder te kijken en om alle STRIKDVOG-elementen te betrekken bij de prognose. Maar ook om op andere signalen te letten. Zelf bij projecten gaan kijken geeft ook meer inzicht: zo krijg je gevoel voor wat het project inhoudt en hoe het gaat. Eén fout ziet hij bij forecasting steeds terug.

“De meest voorkomende fout bij prognoses is dat het behandeld wordt als een rekenkundige exercitie in plaats van een inhoudelijke beoordeling van wat er nog moet gebeuren. Een fout die namelijk nogal eens gemaakt wordt, is dat prognoses soms lineair worden doorgetrokken op basis van historische cijfers, terwijl risico’s, scopewijzigingen en uitvoeringsrealiteit onvoldoende worden meegenomen.”

Om projectleiders en managementteams mee te krijgen, gaat het volgens hem niet om het laatste cijfer achter de komma, maar juist om de manier waarop cijfers en analyses worden gepresenteerd: “Het kunnen schetsen van het hele plaatje met de mogelijkheden tot bijsturing. Voorwaarde is wel dat men ook kan vertrouwen op hetgeen gepresenteerd wordt.”

Van cijferexpert naar strategisch sparringpartner
Schapendonk ziet voor de toekomst van projectcontrollers dat de toegevoegde waarde minder in het verzamelen van data zit, maar juist veel meer in het duiden ervan. “De rol van de projectcontroller is al zichtbaar verschoven van registrerend naar richtinggevend, en dit zet zich nog verder door. Digitalisering en data-analyse nemen het transactionele werk steeds meer over. Dashboards worden slimmer, systemen integreren beter en realtime informatie wordt de norm.

Tegelijkertijd worden projecten complexer. “Duurzaamheid, veiligheid, stakeholderdruk en maatschappelijke verantwoording spelen een steeds grotere rol. De controller van de toekomst moet daarom niet alleen financieel onderlegd zijn, maar integraal kunnen denken en onzekerheden expliciet durven maken.”

De grootste ontwikkeling is misschien wel gedragsmatig, stelt hij: “Soft skills worden hard skills. Het vermogen om kritische vragen te stellen, om spanning professioneel te agenderen en om bestuurders mee te nemen in scenario’s wordt bepalend. De projectcontroller ontwikkelt zich daarmee van cijferexpert naar strategisch sparringpartner. Juist daar ligt de toekomst van het vak.”

Lees ook: Nieuwe leergang ChatGPT en Copilot voor financials: van begrijpen naar bouwen met AI

Maak kennis met Stanny Schapendonk
Docent Project Control | Manager afdeling Projectbeheersing & Control
Stanny Schapendonk is manager van de afdeling projectbeheersing & control bij ProRail en heeft ruime ervaring in het sturen en beheersen van complexe projecten. Eerder werkte hij in diverse controlrollen bij onder andere TenneT TSO, Van Hoogevest Bouw en BurgersErgon.
Daarnaast is Stanny al jaren actief als docent bij PCO Kennis. Vanuit zijn eigen organisatie 2-ACES is hij onder andere adviseur op het gebied van projectbeheersing en control. Hij begeleidt financials en projectorganisaties bij het versterken van grip, voorspelbaarheid en besluitvorming. Stanny is ook Registered Project Controller (RPC) en staat bekend om zijn heldere, praktijkgerichte aanpak. Lees meer over zijn expertise en cursussen.

bekijk meer nieuws