1. Home
  2. Artikelen
  3. Zeven tips om te besparen op softwarelicenties

Zeven tips om te besparen op softwarelicenties


Er weinig organisaties die de kosten-baten analyse van hun softwarelicenties scherp hebben. Zeven adviezen om flink te besparen.

Zeven tips om te besparen op softwarelicenties

1 Niet alle software heb je nodig

Veel organisaties nemen softwarelicenties af, maar gebruiken die slechts voor een klein deel. Het is belangrijk eerst goed de behoefte binnen jouw bedrijf te peilen. Je kunt werknemers vragen of een upgrade nodig is, gezien de prestaties die de software hen biedt.

De behoeften zijn trouwens erg wisselend in een bedrijf: de IT-afdeling wil graag de meest uitgebreide en recente versie – voor bijvoorbeeld een medewerker in de buitendienst speelt dat minder. Pas daar dan de licenties op aan. “Dan kost bijvoorbeeld een E3-licentie van Microsoft Office 365 – de meest uitgebreide – 6 in plaats van 19 euro per maand”, zegt Guus Derckx, algemeen directeur van Relicense Benelux, een reseller op het gebied van Microsoft-software: “In sommige situaties voldoet een meer uitgekleed pakket.”

2 Sla eens een update over

Een bedrijf hoeft niet altijd mee te gaan in een update (een release van een nieuwe editie). Veel bedrijven slaan die nu al over. “Je hoeft je geen zorgen te maken over de veiligheid van je systeem”, vertelt Derckx: “De updates van de vorige edities krijg je gewoon. Microsoft garandeert voor Office tien jaar lang veiligheids-updates.” Soms heeft oudere software voordelen: het platform is stabieler en de programma’s zijn vaker compatibel met andere toepassingen.

Lees ook: Vijf markt-ontwikkelingen in financiële software

3 Verander van software

Als de huidige software niet meer voldoet, stap dan over naar nieuwe software. Je hoeft niet te wachten tot de huidige licenties verlopen. Je kunt bestaande software herkapitaliseren of zelfs verkopen aan andere organisaties: tweedehands-software is steeds populairder aan het worden.

4 Koop tweedehands-software

Overweeg aanschaf van gebruikte licenties. “Die zijn een stuk goedkoper dan nieuwe: ze kosten ruwweg de helft, maar zijn net zo functioneel, efficiënt en betrouwbaar”, zegt Derckx. “Stel wel een goed contract op, want er zitten haken en ogen aan.” Bovendien is het niet altijd nodig de nieuwste versie te kopen.

5 Overweeg de cloud

De cloud kan een alternatief zijn. Het is vooral flexibel, vindt Derckx, hoewel je daar vaak ook voor minimaal één jaar een basis-abonnement moet hebben. Voor veel organisaties is de cloud goedkoper en makkelijker, meent Derckx. Hij adviseert vaak een hybride licentiestrategie, waarbij je zowel de cloud als eeuwigdurende licentie (on-premise) gebruikt.

Derckx: “Vooral op het gebied van Exchange, OneDrive, Skype for Business en Collaboration kan de cloud kostenefficiënt worden ingezet, maar licentiëring van Office als huurlicentie biedt weinig voordelen – terwijl die wel het grootste deel van de kosten vertegenwoordigt.”

6 Zelfs gratis software kan prima

Je kunt overwegen om gratis pakketten te installeren. Vooral kleinere bedrijven doen dit. Derckx: “Kijk eerst wel goed of alle functionaliteiten erin zitten, maar ook of het compatibel is met andere software. Check ook of de updates, support en veiligheid (AVG!) in orde zijn.”

7 Neem een adviseur in de arm

Herkapitalisatie van softwarelicenties is complex. Bedrijven kunnen vanwege het juridische en ingewikkelde contract dat met zo’n koop en verkoop gepaard gaat, het best advies inwinnen bij een gespecialiseerde reseller of adviseur.


Gerelateerde artikelen

Vier pijlers voor betere besluiten

29-07-2020 07:46

Hoe zorg je ervoor dat jij en je team komen tot de best mogelijke beslissingen?

5 stappen in Power BI: Stap 2 Modelleren en bereke...

28-07-2020 08:15

Modelleren en berekenen, Power BI en DAX: webinar van Excel MVP Tony de Jonker.

Tips om jouw Excel-model hufterproof te maken

27-07-2020 14:48

Wil je hufterproof Excel-modellen maken dan moet je een andere mindsetting van werken in Excel aanme...

Explosieve kracht in een cel: aggregaat berekening...

27-07-2020 14:38

Data is het nieuwe goud, maar aggregaat berekeningen in Excel laten dat goud glanzen.

Excel: de kunst van rij in kolom berekeningen

27-07-2020 14:24

Ik heb Excel nog nooit op een rekenfoutje betrapt. Het is de onkunde van de gebruiker die zorgt voor...

Hoe laat je Excel leven?

27-07-2020 13:27

Kijk voorbij de dagelijkse eisen en ontdek de onbekende meerwaarde van Excel.

Hoe Power BI je helpt op koers te blijven

27-07-2020 13:12

Hoe Power BI je helpt op koers te blijven

Overstappen van Excel naar Power BI?

27-07-2020 13:05

Power BI is hot. Voor nog geen tientje per gebruiker per maand, state of the art rapportage software...

De zeven pijlers van control voor morgen

23-07-2020 13:29

Wat moet je echt beheersen om als controller mee te kunnen blijven doen? Digitalisering, globaliser...

Hoe krijg je grip op verbonden partijen?

10-07-2020 08:14

Nieuwe methode om tijdig te signaleren hoe ernstig de situatie is: risicogestuurd grip. Een serie...

Veerkracht control, voor echte meerwaarde

10-07-2020 07:58

Als wáre businesspartner van het management biedt de controller veerkracht: wendbaarheid plus weerba...

Overname? Emoties kosten geld

08-07-2020 08:48

"Na de transactie moet er worden gewerkt om de krachten te bundelen." Evert Oosterhuis, partner Inte...