1. Home
  2. Artikelen
  3. Visualiseren, de kunst van het verleiden (1)

Visualiseren, de kunst van het verleiden (1)


Visualiseren in Excel en Power BI, deel 1: de rol van hiërarchieën.

Visualiseren, de kunst van het verleiden (1)

Een serie blogs over Excel en Power BI.

BLOG -Visualisaties veranderen sterk. Maar een grafiek blijft een grafiek, dus wat verandert er dan? We praten over de vierde laag in het vijflagenmodel van Business Intelligence: verbinden, voorbereiden, analyseren, visualiseren, delen. Deze laag is best belangrijk: het is de eerste laag waar echt waarde voor een organisatie wordt gecreëerd.

Door Henk Vlootman, adviseur, trainer, spreker en auteur op het gebied van  Power BI en Power Query.

Visualisaties zijn al zo oud als Methusalem. Kijk maar naar het schrift van de oude Egyptenaren. Maar hedendaagse computerwetenschap bestaat ook uit visualisaties. Het bedenken van een maatwerk programma is niets anders dan een visualisatie van de wensen van de klant. Niet direct in steen gebeiteld, maar een mentale kaart is het zeker.
Visualisatie is altijd al geweest, maar sinds de introductie van Power BI, de nieuwe ontwikkelingen in het cloud tijdperk en de explosieve vergroting van de hoeveelheid data verandert ook veel in de manier van het presenteren van de visualisaties. Visualisaties dienen ervoor om jou en jouw medewerkers te verleiden tot het volgen van een verhaal. Het verhaal van jouw data. Het buzzword hiervoor is Storytelling.

Voordat we kijken naar wat visualisaties doen, neem ik je mee naar de standaard visualisaties, zoals die nog veel worden gebruikt in het bedrijfsleven. De voorloper van Excel, Lotus 1-2-3, maakte al grafieken aan. Toegegeven, naar de huidige standaarden waren het ruwe en onooglijke (3D) grafieken, maar tjonge, paste je de onderliggende data aan, dan veranderde de grafiek mee.


Training Excel voor Financials

Je krijgt als financieel manager of accountant steeds meer gegevens te verwerken. Excel biedt uitmuntende mogelijkheden om in korte tijd relevante analyses te maken, een brij aan gegevens te ordenen en sluitende rapportages aan te leveren (inclusief 2 E-learning modules). 

Bekijk training

Hiërarchieën

De meest populaire visualisatie is misschien wel een tabel. Een tabel toont je ofwel een hoog ofwel een laag hiërarchisch inzicht. Een grafiek bevat altijd een hoger hiërarchisch niveau. Misschien maakt een voorbeeld je duidelijk wat het verschil is tussen hiërarchische niveaus. Neem een boekhoudpakket. Maak je een boeking, dan werk je op het laagste hiërarchische niveau: dat wil zeggen dat iedere boeking een vast kenmerk mee krijgt: laten we voor het gemak zeggen een grootboeknummer, een datum en een bedrag. Voor iedere boeking wordt een nieuwe rij in de database of de (feiten)tabel gemaakt. Het kenmerk van het laagste hiërarchische niveau is de mogelijkheid om transacties individueel te bekijken. Een voorbeeld van tabel met een laag hiërarchisch niveau zie je in de rechter afbeelding.

Een stap verder, en daarmee een hoger hiërarchisch niveau, zijn bijvoorbeeld alle transacties van een specifiek grootboekrekening binnen een maand. Dit omvat in principe meerdere rijen, waarbij bijvoorbeeld alle betrokken bedragen worden opgeteld. Een nog hoger hiërarchisch niveau is een jaarrekening, waarbij verschillende grootboekrekeningen worden samengevoegd en opgeteld op basis van een gekozen jaar. Zodra het hiërarchische niveau maar een stap stijgt ten opzichte van het laagste hiërarchisch niveau, zijn de individuele transacties niet meer te traceren: ze zijn immers onderdeel van het geaggregeerde totaal. In de linker afbeelding zie je een voorbeeld van P&L overzicht op een hoger hiërarchisch niveau.

Meer data, meer inzicht?

Tegenwoordig wordt het schakelen tussen de verschillende hiërarchische niveaus steeds belangrijker. Meer een meer komen gegevens op het laagste hiërarchische niveau beschikbaar. Wat de situatie compliceert is de automatische verwerking van die gegevens. Stel je hebt een webwinkel. Een klant bestelt een artikel en betaald met een creditcard. Geweldig, het geld is gelijk geregeld. Dat betekent wel een paar boekingen in het boekhoudsysteem. Een webwinkel is vaak in staat om die boekingen automatisch in de boekhouding te schrijven. Dat wil je ook, want misschien worden er wel duizenden transacties op een dag genoteerd.

Het detailniveau van al die transacties is daardoor wel moeilijk te traceren. Automatisch focus je dan meer op visualisatie in een hoger hiërarchisch niveau. Toch heb je behoefte om voor meer inzicht te kunnen schakelen naar een lager niveau. Dat komt aan bod in deel 2 van deze blog, het schakelen tussen hiërarchieën.

Blogs in deze serie:


Gerelateerde artikelen voor financials

13-04-2021 11:38

De lessen van Joost Gietelink, CFO Enza Zaden, die alweer 4 jaar meeloopt in het innovatieve familie...

13-04-2021 11:32

De Financehub-module ‘Wat is Big Data’ geeft inzicht over de inzet van (big) data binnen bedrijven.

13-04-2021 11:23

CFO TV, de tweede uitzending. Over de overeenkomsten tussen CFO én Formule 1-coureur. Gezamenlijk do...

13-04-2021 11:18

In de allereerste aflevering van CFO TV zijn Paul Verhagen, Ingrid Tigchelaar en Roel Haverland te g...

13-04-2021 10:01

In dit tweede deel van de serie gaan we verder met vragen en antwoorden omtrent het maken van liquid...

08-04-2021 09:18

Risicomanagement negatief? Zeker niet, maar alleen als risicomanagers naar een geïntegreerde benader...

18-03-2021 10:29

Zeker 70 op de 100 fusies en overnames mislukken. Na de transactie moeten tenminste HR en de financi...

17-03-2021 14:09

P&C-expert Marco van Alfen deelt 4 stappen die nodig zijn om tot een data driven cultuur in forecast...

17-03-2021 13:55

Als gevolg van Covid zijn veel organisaties in zwaar weer gekomen, waarmee het bestuur met allerlei...

17-03-2021 13:47

Met stip op nummer 1: infectieziekten. Op langere termijn zal klimaatverandering grote impact hebben...

17-03-2021 13:01

Risicomanagement negatief? Zeker niet, maar alleen als risicomanagers naar een geïntegreerde benader...

12-03-2021 11:56

IFRS en US GAAP worden hoe langer hoe meer gelijk getrokken. Overeenkomsten, verschillen, en tips.