1. Home
  2. Artikelen
  3. Lean Management: Administratie kan vaak 25 tot 50 procent efficienter

Lean Management: Administratie kan vaak 25 tot 50 procent efficienter


In administratieve omgevingen is vaak 25 tot 50 procent rendementsverbetering mogelijk door de inzet van Lean Management en Six Sigma.

Lean Management: Administratie kan vaak 25 tot 50 procent efficienter
Volgens bedrijfseconoom en registeraccountant Raquel Verwei laten financials een hoop geld liggen door hun processen niet te optimaliseren. Met haar bedrijf RA’Quel verzorgt zij cursussen Lean Management en Lean Accounting voor onder meer Alex van Groningen en de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants. Verwei concludeert dat financials niet snel innoveren. “Vaak denken financials ten onrechte dat ze al efficiënt werken”.
 
Wat is het verschil tussen Lean Management en Six Sigma?
“Daar bestaat vaak verwarring over. Het zijn twee verschillende stromen. Lean Management is afkomstig van de Japanse autofabrikant Toyota en gaat eigenlijk over het elimineren van verspillingen. Bij Lean Management staat alles in het teken van de klant. Je gaat terug naar de werkvloer met de vraag: hoe kan het sneller, mooier en beter voor de klant? Als veranderaar moet je niet je mening van bovenaf opleggen, maar samen met de medewerkers kijken hoe het beter kan. Op die manier creëer je veranderdraagvlak. Door deze strategie te hanteren werd Toyota wereldwijd marktleider.”
 
“Een aantal jaren later heeft Motorola Six Sigma ontwikkeld. Zij werken met de DMAIC-methode (Define, Measure, Analyse, Improve and Control). Six Sigma is een datagedreven oplossing waarmee je op zoek gaat naar de echte oorzaak van een probleem. In tegenstelling tot bij Lean Management wordt er statistiek gebruikt. Stel je voor dat je bij een organisatie probeert te achterhalen waarom de productie trager verloopt dan gewenst. Als je de werkvloer opgaat zul je misschien wel 10 redenen aangereikt krijgen, terwijl er vaak maar 2 of 3 essentieel blijken te zijn. Je gaat dus zoeken naar het causale verband tussen de aangedragen redenen voor de tragere productie. Als er uitkomt dat er maar 3 hoofdredenen zijn, adviseer ik aan klanten om daar op te focussen. Op die manier ben je slagvaardiger en efficiënter.”
 
Wat levert lean management een organisatie op?
“Je kunt het rendement verhogen door Lean Management te combineren met Six Sigma. Dit is in de jaren negentig voor het eerst gedaan bij General Electric onder leiding van CEO Jack Wells. Met het combineren van beide strategieën kan het rendement geoptimaliseerd worden, maar de investering is ook groter. In een administratieve omgeving halen we vaak een rendement van 25 tot 50 procent. Dit betekent dat we bij een administratieve afdeling van 30 man soms door procesoptimalisatie 10 man kunnen vrijspelen. Zij kunnen dan helpen bij andere zaken, zoals een reorganisatie. Processen zijn vaak nog erg arbeidsintensief ingericht en er is weinig focus op de wensen van de klant. Zo zie ik soms enthousiaste accountmanagers die dingen uitvoeren waar hun klant niet om vroeg, maar waar zij van denken dat de klant blij wordt. Aan de andere kant vergeten ze dan dingen te doen waar de klant wel om vraagt.”
 
Is Lean Management een excuus om het personeelsbestand te verkleinen?
“Sinds de crisis merk je dat, hoewel het nooit zo bedoeld is geweest dat Lean Management als bezuinigingstool wordt ingezet. In de basis gaat Lean om het verbeteren van productiviteit. Dit kan betekenen dat je meer of kwalitatief betere producten gaat maken. Maar het kan zijn dat je als bedrijf een te ruime jas aan hebt. Dan kan het zijn dat je afscheid moet nemen van mensen. Goed werkgeverschap vereist dan dat je die mensen richting een nieuwe baan helpt.” 
 
“Een bedrijf draait echter niet alleen om de mensen, het moet ook op de lange termijn gezond zijn. Daarvoor is het van belang dat je soms naar de eigen financiën kijkt en je afvraagt of het allemaal nog goed gaat. Er worden nog te veel dingen gedaan waarvoor een klant niet wil betalen. Stel: mijn tas wordt gestolen. Ik wil dan dat de politie de boef oppakt en mij de tas teruggeeft. Of ze een goed ERP-systeem hebben bij de politie maakt mij niets uit. Op dergelijke kosten kunnen ze wat de klant betreft besparen.”
 
Welke opties hebben bedrijven om hun processen te optimaliseren?
“Zelf bieden we via consultancy een volledige implementatie, de mogelijkheid om kennis en kunde tijdelijk in te huren of we kunnen het personeel intern trainen. Mijn ervaring is dat een combinatie van implementatie en mensen opleiden het meest efficiënt is. Maak mensen green of black belt. Op deze manier garandeer je als organisatie dat er continuïteit is en dat je langdurig plezier hebt van de opgedane kennis. Het is belangrijk dat organisaties nadenken over de toepasbaarheid van dingen. Als je hele ingewikkelde systemen in huis haalt zonder de mensen op te leiden is het systeem waardeloos.” 
 
En lukt dit al bij organisaties?
“Bij veel organisaties is nog steeds veel te veel overhead. Controllers krijgen dankzij de technologische vooruitgang steeds meer de beschikking over rapportages en realtime boekhouding. Er is vaak nog onvoldoende discussie over wat er in de evaluaties en rapportages meegenomen moet worden. Vaak worden rapportages niet eens gelezen. Waarom maak je ze dan nog? Het is belangrijk om je als organisatie af te vragen wat je echt nodig hebt om te sturen. Dit kun je vaak makkelijk terugbrengen tot een A4-tje. Financiële mensen vormen echter niet altijd de meest vooruitstrevende beroepsgroep. Zij hechten waarde aan de kwaliteit van hun werk en zijn uiterst secuur. Helaas zijn zij daardoor soms wat trager met het oppakken van nieuwe dingen.”
 
Waar kunnen financials nog slagen maken?
“Er zijn veel kansen op het gebied van het versnellen van administraties. Met name hoe facturen digitaal verwerkt kunnen worden. Zo is er veel technologie omtrent het scannen van facturen. Indien een ordernummer goed geregeld is kan een factuur in enkele seconden verwerkt zijn. Tegenwoordig zijn verzamelfacturen dan ook minder populair, omdat het makkelijker is om losse facturen te verwerken. Zodra de voorkant goed is geregeld, zal de verwerkingstijd aan de achterkant drastisch afnemen. Ik voorzie dat administratieve afdelingen in rap tempo zullen krimpen. Met name aan de onderkant van de arbeidsmarkt zullen op dit vlak banen verdwijnen. Dit klinkt als een doemscenario, maar dat is het niet. De uitdaging is om mensen op een hoger niveau te krijgen. Aan de andere kant zien we mensen met finance-kennis naar takken als procurement gaan.”
 
Hoe reageren financials als je ze deze boodschap voorhoudt?
“Accountants en controllers denken vaak dat ze al erg goed zijn in lean, merk ik bij trainingen. Mijn boodschap is dan dat ze dat niet zijn. Zoals gezegd kan de administratie bijvoorbeeld vaak veel efficiënter. In finance wordt veel geld verspild. Als eigenaar van een bedrijf of verantwoordelijke moet je het bedrijf zo optimaal mogelijk willen runnen. Hiervoor is het belangrijk om te luisteren naar de klant. Het is maar de vraag of accountants dat doen.” 
 
“Een accountantsverklaring is een verplicht ding dat vaak niet door de afnemer wordt begrepen. Klanten snappen alleen dat ze een goedkeurende verklaring moeten krijgen. Kortom, klanten zitten met een product waar ze niet om hebben gevraagd, dat ze niet begrijpen en vaak ook nog erg duur is. Er komt software aan die veel taken van de accountant kan overnemen. Op deze manier kunnen hun klanten in de toekomst mogelijk goedkoper aan die benodigde verklaring komen. De accountant moet daarom ook kijken naar het leaner maken van het auditproces.” 
 
“Accountants zijn vaak niet zo goed in het ontvangen van dergelijke kritiek. Ze wijzen op hun lange opleiding en belangrijke rol die zij hebben. Het is arrogant om te denken dat een lange opleiding afdoende is. De wereld om de accountants heen blijft ook na de opleiding veranderen. Gelukkig hoor ik na een training vaak dat zij het toch een inspirerende dag vonden en dat zij anders naar hun eigen bedrijfsprocessen zijn gaan kijken. Uiteraard blijft er een toekomst voor accountants en andere financials. Het vak bestaat over 50 jaar nog wel, maar de vorm zal onherroepelijk veranderen.”
 

Gerelateerde artikelen

5 stappen in Power BI (3) Visualisaties

02-06-2020 12:40

Best practices voor visualisaties: webinar van Excel MVP Tony de Jonker.

5 stappen in Power BI (2) Modelleren en berekenen

29-05-2020 11:23

Modelleren en berekenen, Power BI en DAX: webinar van Excel MVP Tony de Jonker.

De echte waarde van Power BI

29-05-2020 11:19

Je wilt bij BI-projecten zo snel mogelijk naar de niveaus delen en visualiseren, waar de waardecreat...

Visualiseren, de kunst van het verleiden (1)

29-05-2020 11:16

Visualiseren in Excel en Power BI, deel 1: de rol van hiërarchieën.

Visualiseren, de kunst van het verleiden (2)

29-05-2020 07:42

Visualiseren in Excel en Power BI, deel 2: schakelen tussen hiërarchieën.

5 stappen in Power BI

15-05-2020 13:00

Webinar van Excel MVP Tony de Jonker ontsluit de geheimen van Power BI (1)

De 8 do's en 8 don'ts bij een doorstart

15-05-2020 12:09

Wordt er in uw bedrijf een doorstart overwogen of voorbereid? Dan is het verstandig onderstaande vui...

Betere rapportages met Excel en Power BI

08-05-2020 10:56

Excel MVP Tony de Jonker's tips om met Excel en Power BI uw financiële rapportages te versnellen en...

Supermarkten in Control

15-04-2020 11:54

Supermarkten zijn het nieuwe rolmodel van de anderhalvemeter economie. Wanneer voor duurzaamheid?

Vergroot uw kennis, online en ook weer klassikaal

15-04-2020 11:54

Uw veiligheid staat voorop. Alle cursussen zijn 100% Coronaproof. Vanaf juni kunt u weer klassikale...

Veel horecabedrijven in de problemen bij terugbeta...

15-04-2020 11:52

Veel bedrijven komen ondanks overheidsmaatregelen in zwaar weer, mede door de terugvallende omzet va...

Coronacrisis mag geen schuldencrisis worden

15-04-2020 11:33

"Alleen samen kunnen we de financiële schade beperken." Michel van Leeuwen, directeur en gerechtsdeu...