1. Home
  2. Artikelen
  3. Cadeautje voor de kerstdagen: 3 Excel-tips waar je wat aan hebt in 2018

Cadeautje voor de kerstdagen: 3 Excel-tips waar je wat aan hebt in 2018


Niet alle zware Excel-gebruikers weten alles over Excel. Bij wijze van kerstcadeautje geef ik enkele tips waarmee je straks drie extra dingen met Excel kunt.

Cadeautje voor de kerstdagen: 3 Excel-tips waar je wat aan hebt in 2018

Namelijk: 1. Fancy customized ribbons maken. 2. Met één druk op de customized button data submitten naar een centrale database 3. De data – samen met een paar miljoen records- in een split second te raadplegen via een traditioneel Excel-spreadsheetmodel. Welke financial wil zo’n cadeau nou niet voor Kerstmis? 
 
1. Pas menu-ribbons aan in Excel
Controllers die werkten met Excel 2003 of een eerdere versie weten het waarschijnlijk nog: het aanpassen van het menu was daarin appeltje-eitje. Vanaf Excel 2007 is er ogenschijnlijk weinig van die flexibiliteit overgebleven. Maar schijn bedriegt. Ik kom regelmatig nog Excel-experts tegen die niet weten dat je via openxmldeveloper.org de Office Custom UI Editor kan downloaden om met behulp van XML zelf een customized ribbon te maken. Moeilijk? Nee, dat niet. Maar het is wel even wennen. Ron de Bruin (MVP Excel) heeft een hele mooie website waarop hij op eenvoudige wijze uitlegt hoe je deze editor kan gebruiken. Ga daarvoor naar rondebruin.nl.

2. Verzend data naar een centrale database vanuit Excel
Volgende stap. Weinig is vervelender dan data die is opgeslagen in verschillende bestanden. Dan is het een uitkomst dat je Excel als een soort formulier gebruikt dat gekoppeld is aan een centrale database. Deze werkwijze biedt tal van voordelen. Het probleem hiermee is alleen dat je weliswaar data vanuit een database kunt inladen in een spreadsheet, maar dat terugschrijven niet mogelijk is, behalve wanneer je daarvoor dure software hebt aangeschaft. Al zo’n tien jaar geleden zocht ik naarstig naar een oplossing voor dit probleem en na een lange zoektocht kwam ik uit bij het boek ‘Microsoft Excel and Access Integration: With Microsoft Office 2007’ van de auteurs Michael Alexander en Geoffrey Clark. Hierin leren zij de lezers, met behulp van VBA, data tussen verschillende Microsoft-applicaties te verzenden, dus ook tussen Excel en bijvoorbeeld een Access-database. Echt een aanrader voor financials!

3. Boost de performance van je Excel-spreadsheet
Stel je hebt grote hoeveelheden data, denk daarbij aan een enkele honderdduizenden records. Je hebt een traditioneel spreadsheetmodel gemaakt met onder meer VLOOKUP- en SUMIF-formules, maar je raadt het al: het berekenen gaat tergend langzaam. Wist je dat je met behulp van PowerPivot ook traditioneel vormgegeven spreadsheets kan boosten? Veel controllers denken dat je alleen een gepimpte draaitabel met PowerPivot kan maken, maar er bestaan formules van de CUBE-familie in Excel die rechtstreeks hun data uit een datamodel van PowerPivot halen. Hierdoor kan je de rekensnelheid van je Excel-spreadsheet enorm boosten. Zelf zie rekensnelheden van een minuut gereduceerd worden naar een seconde. Het proberen waard! 

Christiaan Vrieling is controller en bedrijfskundige, gespecialiseerd in vraagstukken rondom business intelligence. Hij is ondernemer en directeur van SUMMAVIEW, een jong bedrijf gespecialiseerd in Team Business Intelligence. Christiaan schrijft graag over onderwerpen als data-science, machine learning, database-optimalisatie en fancy dashboards.


Gerelateerde artikelen voor financials

13-04-2021 11:38

De lessen van Joost Gietelink, CFO Enza Zaden, die alweer 4 jaar meeloopt in het innovatieve familie...

13-04-2021 11:32

De Financehub-module ‘Wat is Big Data’ geeft inzicht over de inzet van (big) data binnen bedrijven.

13-04-2021 11:23

CFO TV, de tweede uitzending. Over de overeenkomsten tussen CFO én Formule 1-coureur. Gezamenlijk do...

13-04-2021 11:18

In de allereerste aflevering van CFO TV zijn Paul Verhagen, Ingrid Tigchelaar en Roel Haverland te g...

13-04-2021 10:01

In dit tweede deel van de serie gaan we verder met vragen en antwoorden omtrent het maken van liquid...

08-04-2021 09:18

Risicomanagement negatief? Zeker niet, maar alleen als risicomanagers naar een geïntegreerde benader...

18-03-2021 10:29

Zeker 70 op de 100 fusies en overnames mislukken. Na de transactie moeten tenminste HR en de financi...

17-03-2021 14:09

P&C-expert Marco van Alfen deelt 4 stappen die nodig zijn om tot een data driven cultuur in forecast...

17-03-2021 13:55

Als gevolg van Covid zijn veel organisaties in zwaar weer gekomen, waarmee het bestuur met allerlei...

17-03-2021 13:47

Met stip op nummer 1: infectieziekten. Op langere termijn zal klimaatverandering grote impact hebben...

17-03-2021 13:01

Risicomanagement negatief? Zeker niet, maar alleen als risicomanagers naar een geïntegreerde benader...

12-03-2021 11:56

IFRS en US GAAP worden hoe langer hoe meer gelijk getrokken. Overeenkomsten, verschillen, en tips.