Tijdens de vijfdaagse opleiding Controller in een Week worden alle facetten van het vakgebied besproken. Op de tweede dag wordt management control onder de loep genomen.
Volgens Jean Gieskens, kerndocent Controller in een Week, maken organisaties bij een SWOT-analyse vaak de fout om intern te beginnen. “Waar ze sterk in zijn weten ze meestal wel, zeker die praatjesmakers van sales. Echter, inside-out denken is de grootste valkuil bij strategiebepaling. Veel bedrijven denken wel te weten waar de klant op zit te wachten. Dat kan ze duur komen te staan. Een strategiesessie moet altijd extern beginnen. Waar gaat de markt naar toe? De controller kan dit onderbouwen met toekomstgerichte informatie en eisen van o.a. sales en marketing dat zij hun meningen ook met data onderbouwen. Vervolgens is het zaak een keuze te maken tussen de strategische opties: groeien, versterken, verdedigen of terugtrekken.”
Management Control
De volgende stap is zorgen dat die plannen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Dat is het vakgebied management control, het geheel van maatregelen dat is gericht op de implementatie van en het procesmatig sturen op strategische doelstellingen van een organisatie.
De controller is de linking pin tussen het organisatiesysteem en het informatiesysteem. Pas wanneer die beide op orde zijn kan het geautomatiseerd worden. “Automatisering is niet te koop in een kant- en klare oplossing, al doen softwareleveranciers soms anders geloven”, stelt de docent.
De eerste stap is de typologieën van Starreveld (AO – Administratieve Organisatie) en Botter (logistiek en processen) erbij halen en bepalen waar jouw betreffende organisatie erin past. Dit heeft tot doel om de onderscheidende kenmerken van de organisatie te doorgronden wat vervolgens moet leiden tot een adequate AO-indeling. En die leidt weer tot betrouwbare, juiste, tijdige, volledige, geautoriseerde informatie. “Starreveld is cruciaal voor MARS, het Management Accounting & Reporting System”, aldus Gieskens.
Ook de typologie van Botter is van belang voor de controller. Waar zit jouw organisatie in het schema? In hoeverre zijn de producten push of pull? Hoe verder je in het schema naar rechts opschuift (enkelstuks en zeer kleine series), hoe verstandiger het wordt om er een project controller op te zetten.
Sturen en PDCA-cyclus
Nu de AO goed op poten staat kan de controller gaan sturen op de voortgang. Traditioneel werd hiervoor de Balanced Scorecard gebruikt:
Maar slechts weinig organisaties gebruiken de Balanced Scorecard nog. Het dashboard is hiervoor in de plaats gekomen. “Het probleem bij dashboards”, zegt Gieskens, “is dat ze vaak gebruikt worden om werknemers op af te rekenen. Daar zijn ze nooit voor bedoeld; ze zijn bedoeld om discussies te voeren over de resultaten en daarvan te leren.”
Een ander bekend stuurmiddel onder controllers is de PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act), ook wel Deming-cirkel genoemd.
Organisaties maken een plan, bijvoorbeeld Unilever wil een nieuwe smaak Magnum op de markt brengen. Daar wordt een budget aan gekoppeld en diverse acties, zoals een reclamecampagne. Middels big data (point-of-sale data, bonuskaart, KNMI-weerdata) maakt de controller een analyse waarin hij/zij de planning vergelijkt met de uitvoering. Bij een zekere afwijking volgen correctieve acties. “Misschien is de Magnum niet te eten of is de reclame wel erg slecht. Deze nooit eindigende cyclus leidt tot continue verbetering in de uitvoering van strategie”, besluit Gieskens.
Door: Jeppe Kleyngeld
Lees ook de andere artikelen in de serie:
Word een betere controller in 5 dagen
Bereid je voor op de functie en werkzaamheden van de moderne controller. Volg de opleiding Controller in een Week en ontdek in vijf dagen alle facetten van de hedendaagse controllersfunctie.
Bekijk het programma