1. Home
  2. Artikelen
  3. Best practices voor sneller plannen en budgetteren

Best practices voor sneller plannen en budgetteren


In de snel veranderende wereld waarin bedrijven vandaag de dag opereren is er geen tijd meer voor het trage traditionele budgetteringsproces. Op CFO.com bespreken verschillende topexperts de beste hedendaagse methoden om het tempo van het planningsproces aanzienlijk op te voeren.

Best practices voor sneller plannen en budgetteren
 
Afrekenen met traditionele budgettering
Het budgetteringsproces ligt al langer onder vuur van CFO’s, consultants en managers. Te stroperig, te politiek, te traag – en een eindproduct dat iedere maand irrelevanter wordt. ‘Het fundamentele probleem met budgetten is dat ze gebaseerd zijn op assumpties die niet blijken te kloppen’, zegt Steve Player – directeur van de Beyond Budgeting Round Table, op CFO.com. ‘Soms blijkt de economie beter te draaien dan verwacht. Of juist slechter. Het budget houdt iedereen vast in een jaarlijkse cyclus, en bedrijven moeten juist meer vaart maken in het dynamische hedendaagse business klimaat.’
 
Steve Player is één van de toonaangevende consultants die bedrijven probeert te overtuigen hun afhankelijkheid van het huidige planningsproces af te bouwen. Hij en zijn collega’s stimuleren tempo-verhogende methoden zoals rolling forecasting en scenarioplanning. Hieronder legt Player uit hoe hij bedrijven helpt snellere, frequentere en meer accurate methoden van target setting en resource allocation in te voeren. 
 
‘Het probleem met het traditionele budgetteringsproces is dat het te veel probeert te doen, en niets heel erg goed doet’, aldus Player. ‘Neem bijvoorbeeld target setting en belonen. Manager stellen bonussen in het vooruitzicht wanneer hun mensen targets halen uit het budget. Zodra een beloning gekoppeld is aan het behalen van targets, willen mensen onderhandelen en de targets naar beneden bijstellen.’
 
Daarnaast is een target slechts zo goed als de veronderstellingen die er van aan de basis staan. Veronderstellingen over de economie, de concurrentie, handel, prijzen, et cetera. Player: ‘De meeste van deze veronderstellingen zullen niet blijken te kloppen. Wanneer de beloning van medewerkers afhangt van deze veronderstellingen, willen ze logischerwijs de targets naar beneden bijstellen. In plaats van dat ze alles uit de kast willen halen, zijn ze nu puur gericht op het behalen van hun targets.’
 
Flexibel plannen & belonen
Het is dus geen wonder dat budgetten vaak al gedateerd zijn voordat ze definitief worden vastgesteld. Het omschakelen van budgetten naar rolling forecasts is een goed begin, zegt Player, maar er is meer nodig. ‘Je hebt nog steeds een plan nodig, maar het moet een veel flexibeler plan zijn. Dat betekent bijvoorbeeld omschakelen van vaste targets naar relatieve targets en beloningen. Het gaat er dan niet om hoe goed je het gedaan hebt ten opzichte van een vast punt, maar relatief ten opzichte van de concurrentie. Zou een belegger in jouw bedrijf investeren of in dat van de concurrent? Beloningen moeten gebaseerd zijn op wat mensen daadwerkelijk leveren binnen de omstandigheden waarin ze dat hebben gedaan.’
 
‘Planning moet dynamisch zijn, in staat om snel te reageren op veranderingen in de markten en industrieën’, vervolgt Player. ‘We willen veronderstellingen voortdurend updaten, en monitoren wat er echt gebeurt, in plaats van ons baseren op wat we vorig jaar dachten dat er zou gaan gebeuren. Zorg dat de organisatie zich op frequente basis aanpast aan nieuwe omstandigheden. Het alloceren van resources kan niet slechts één keer per jaar plaatsvinden, maar moet voortdurend gebeuren om effectief te zijn.’ 
 
Player wordt aangevuld door expert John Macrae die zegt dat het budget waarschijnlijk altijd een startpunt zal blijven, maar dat bedrijven vervolgens een collaboratieve planningsmethodiek moeten hanteren. Hierin moeten zowel finance als sales & operations een grote rol spelen. De business moet uiteindelijk gedreven worden door een forecast die continue ververst wordt, stelt Macrae. 
 
Zero based budgeting 
Deskundige Paul Cichocki, partner bij Bain, constateert een terugkeer van zero based budgeting. ‘Wanneer een bedrijf significant van strategie verandert – iets dat in deze dynamische tijden vaker voorkomt – dan valt het traditionele budgetteringsproces direct in duigen. Beginnen met het budget van vorig jaar en dit aanpassen, kun je niet toepassen in situaties waarin de industrie, of de concurrentiepositie van een bedrijf, dramatisch is veranderd.’
 
Cichocki onderschat niet hoe lastig het is om een budget van ‘scratch’ op te bouwen. ‘Het is een zeer resource intensief proces’, geeft hij aan. ‘Maar het is ook het kostentransformatieproces dat het minste riskant is om in te voeren. Zero based budgetting reduceert ook de kans op onverwachte gevolgen, omdat je relaties tussen verschillende business gebieden veel meer inziet. Tot slot, dit is de enige methode waarmee je vaak wel 25 tot 30 procent uit de kostenbasis kunt halen.’
 
 

Breng je planning in control

Maak je budgetten en forecasting sneller, lichter en betrouwbaarder. Samen verbeteren we jouw planningsprocessen in slechts twee dagen. Volg de cursus Effectief Forecasten.

Bekijk het programma
 
 

Gerelateerde artikelen voor financials

11-02-2022 10:29

Op overnamepad? Wees je bewust van deze fiscale aspecten. Het kan je onderneming veel geld schelen....

11-02-2022 09:45

Hoe maakt u de kapitaalstructuur van de onderneming geschikt voor opvolging?

11-02-2022 09:37

Vijf pijlers van acquisitiestrategie, 3. Formulering van acquisitiecriteria en -randvoorwaarden (Acq...

11-02-2022 09:15

Drie tips om je business partners mee te nemen van rolling forecasting naar continuous planning.

11-02-2022 08:51

In dit tweede deel van de serie gaan we verder met vragen en antwoorden omtrent het maken van liquid...

15-11-2021 11:54

Je kunt weer klassikale trainingen volgen!

11-11-2021 10:01

Hoe kun je naast knap in je vak ook een inspirerende manager of partner worden? Want wie excelleert...

11-11-2021 09:57

Financieel management worstelt met thuiswerken en inclusiviteit.

11-11-2021 09:47

Een high performance manager is zowel visionair als praktijkgericht. Het profiel van deze excellente...

11-11-2021 09:30

Beter worden in forecasting? Dan is er allereerst meer aandacht nodig voor de gedragskant.

17-10-2021 14:09

P&C-expert Marco van Alfen deelt 4 stappen die nodig zijn om tot een data driven cultuur in forecast...

12-10-2021 11:56

IFRS en US GAAP worden hoe langer hoe meer gelijk getrokken. Overeenkomsten, verschillen, en tips.