1. Home
  2. Artikelen
  3. Best practices voor sneller plannen en budgetteren

Best practices voor sneller plannen en budgetteren


In de snel veranderende wereld waarin bedrijven vandaag de dag opereren is er geen tijd meer voor het trage traditionele budgetteringsproces. Op CFO.com bespreken verschillende topexperts de beste hedendaagse methoden om het tempo van het planningsproces aanzienlijk op te voeren.

Best practices voor sneller plannen en budgetteren
 
Afrekenen met traditionele budgettering
Het budgetteringsproces ligt al langer onder vuur van CFO’s, consultants en managers. Te stroperig, te politiek, te traag – en een eindproduct dat iedere maand irrelevanter wordt. ‘Het fundamentele probleem met budgetten is dat ze gebaseerd zijn op assumpties die niet blijken te kloppen’, zegt Steve Player – directeur van de Beyond Budgeting Round Table, op CFO.com. ‘Soms blijkt de economie beter te draaien dan verwacht. Of juist slechter. Het budget houdt iedereen vast in een jaarlijkse cyclus, en bedrijven moeten juist meer vaart maken in het dynamische hedendaagse business klimaat.’
 
Steve Player is één van de toonaangevende consultants die bedrijven probeert te overtuigen hun afhankelijkheid van het huidige planningsproces af te bouwen. Hij en zijn collega’s stimuleren tempo-verhogende methoden zoals rolling forecasting en scenarioplanning. Hieronder legt Player uit hoe hij bedrijven helpt snellere, frequentere en meer accurate methoden van target setting en resource allocation in te voeren. 
 
‘Het probleem met het traditionele budgetteringsproces is dat het te veel probeert te doen, en niets heel erg goed doet’, aldus Player. ‘Neem bijvoorbeeld target setting en belonen. Manager stellen bonussen in het vooruitzicht wanneer hun mensen targets halen uit het budget. Zodra een beloning gekoppeld is aan het behalen van targets, willen mensen onderhandelen en de targets naar beneden bijstellen.’
 
Daarnaast is een target slechts zo goed als de veronderstellingen die er van aan de basis staan. Veronderstellingen over de economie, de concurrentie, handel, prijzen, et cetera. Player: ‘De meeste van deze veronderstellingen zullen niet blijken te kloppen. Wanneer de beloning van medewerkers afhangt van deze veronderstellingen, willen ze logischerwijs de targets naar beneden bijstellen. In plaats van dat ze alles uit de kast willen halen, zijn ze nu puur gericht op het behalen van hun targets.’
 
Flexibel plannen & belonen
Het is dus geen wonder dat budgetten vaak al gedateerd zijn voordat ze definitief worden vastgesteld. Het omschakelen van budgetten naar rolling forecasts is een goed begin, zegt Player, maar er is meer nodig. ‘Je hebt nog steeds een plan nodig, maar het moet een veel flexibeler plan zijn. Dat betekent bijvoorbeeld omschakelen van vaste targets naar relatieve targets en beloningen. Het gaat er dan niet om hoe goed je het gedaan hebt ten opzichte van een vast punt, maar relatief ten opzichte van de concurrentie. Zou een belegger in jouw bedrijf investeren of in dat van de concurrent? Beloningen moeten gebaseerd zijn op wat mensen daadwerkelijk leveren binnen de omstandigheden waarin ze dat hebben gedaan.’
 
‘Planning moet dynamisch zijn, in staat om snel te reageren op veranderingen in de markten en industrieën’, vervolgt Player. ‘We willen veronderstellingen voortdurend updaten, en monitoren wat er echt gebeurt, in plaats van ons baseren op wat we vorig jaar dachten dat er zou gaan gebeuren. Zorg dat de organisatie zich op frequente basis aanpast aan nieuwe omstandigheden. Het alloceren van resources kan niet slechts één keer per jaar plaatsvinden, maar moet voortdurend gebeuren om effectief te zijn.’ 
 
Player wordt aangevuld door expert John Macrae die zegt dat het budget waarschijnlijk altijd een startpunt zal blijven, maar dat bedrijven vervolgens een collaboratieve planningsmethodiek moeten hanteren. Hierin moeten zowel finance als sales & operations een grote rol spelen. De business moet uiteindelijk gedreven worden door een forecast die continue ververst wordt, stelt Macrae. 
 
Zero based budgeting 
Deskundige Paul Cichocki, partner bij Bain, constateert een terugkeer van zero based budgeting. ‘Wanneer een bedrijf significant van strategie verandert – iets dat in deze dynamische tijden vaker voorkomt – dan valt het traditionele budgetteringsproces direct in duigen. Beginnen met het budget van vorig jaar en dit aanpassen, kun je niet toepassen in situaties waarin de industrie, of de concurrentiepositie van een bedrijf, dramatisch is veranderd.’
 
Cichocki onderschat niet hoe lastig het is om een budget van ‘scratch’ op te bouwen. ‘Het is een zeer resource intensief proces’, geeft hij aan. ‘Maar het is ook het kostentransformatieproces dat het minste riskant is om in te voeren. Zero based budgetting reduceert ook de kans op onverwachte gevolgen, omdat je relaties tussen verschillende business gebieden veel meer inziet. Tot slot, dit is de enige methode waarmee je vaak wel 25 tot 30 procent uit de kostenbasis kunt halen.’
 
 

Gerelateerde artikelen

5 stappen in Power BI (3) Visualisaties

02-06-2020 12:40

Best practices voor visualisaties: webinar van Excel MVP Tony de Jonker.

5 stappen in Power BI (2) Modelleren en berekenen

29-05-2020 11:23

Modelleren en berekenen, Power BI en DAX: webinar van Excel MVP Tony de Jonker.

De echte waarde van Power BI

29-05-2020 11:19

Je wilt bij BI-projecten zo snel mogelijk naar de niveaus delen en visualiseren, waar de waardecreat...

Visualiseren, de kunst van het verleiden (1)

29-05-2020 11:16

Visualiseren in Excel en Power BI, deel 1: de rol van hiërarchieën.

Visualiseren, de kunst van het verleiden (2)

29-05-2020 07:42

Visualiseren in Excel en Power BI, deel 2: schakelen tussen hiërarchieën.

5 stappen in Power BI

15-05-2020 13:00

Webinar van Excel MVP Tony de Jonker ontsluit de geheimen van Power BI (1)

De 8 do's en 8 don'ts bij een doorstart

15-05-2020 12:09

Wordt er in uw bedrijf een doorstart overwogen of voorbereid? Dan is het verstandig onderstaande vui...

Betere rapportages met Excel en Power BI

08-05-2020 10:56

Excel MVP Tony de Jonker's tips om met Excel en Power BI uw financiële rapportages te versnellen en...

Supermarkten in Control

15-04-2020 11:54

Supermarkten zijn het nieuwe rolmodel van de anderhalvemeter economie. Wanneer voor duurzaamheid?

Vergroot uw kennis, online en ook weer klassikaal

15-04-2020 11:54

Uw veiligheid staat voorop. Alle cursussen zijn 100% Coronaproof. Vanaf juni kunt u weer klassikale...

Veel horecabedrijven in de problemen bij terugbeta...

15-04-2020 11:52

Veel bedrijven komen ondanks overheidsmaatregelen in zwaar weer, mede door de terugvallende omzet va...

Coronacrisis mag geen schuldencrisis worden

15-04-2020 11:33

"Alleen samen kunnen we de financiële schade beperken." Michel van Leeuwen, directeur en gerechtsdeu...